Hvordan behandle varslingssaker?

Overordnet om varsling og regelverk

Varsling har blitt et stadig mer gjennomregulert område innenfor arbeidsretten. Temaet er viet stor oppmerksomhet både i media og av lovgiver. Varslingsinstituttet springer ut av ytringsfriheten og knytter seg til alle arbeidstakeres rett til å si fra om kritikkverdige forhold ved virksomheten.

Arbeidsmiljøloven har i lovens kapittel 2A regulert forholdet til varsling nærmere. Det er både regler om rutiner for behandling av varsler og nærmere regulert hva som utgjør varsling samt vern om varslere.

Det er både krav til utarbeidelse av rutiner for varsling og et vern om arbeidstakere som er å anse som varslere etter loven.

Et mottatt varsel skal også behandles innen «rimelig tid» og at det blir «tilstrekkelig undersøkt». Dette stiller krav til behandlingen av et varsel både i tid og innhold. Vi kommer til hvordan arbeidsgiver kan oppfylle dette nedenfor.

Krav til rutiner

Det følger av arbeidsmiljøloven § 2 A-6 at arbeidsgivere plikter utarbeide varslingsrutiner. Alle virksomheter som jevnlig sysselsetter mer enn frem arbeidstakere skal utarbeide rutiner for intern varsling.

Disse rutinene inngår som ledd i det systematiske kravet til HMS arbeid som vi tidligere har beskrevet, og skal utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte i virksomheten.

Overordnet er det et krav at rutinene ikke skal begrense arbeidstakers rett til å varsle og skal være tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten.

• I tillegg skal rutinene være skriftlige og minst inneholde:
• En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• En beskrivelse av fremgangsmåten for varsling

En beskrivelse av fremgangsmåten for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling.

Det finnes mange gode elektroniske verktøy for dette og kilder med ytterligere informasjon. Vi anbefaler Arbeidstilsynets sider, hvor det også er et digitalt verktøy: Virksomheten skal ha rutiner for intern varsling (arbeidstilsynet.no)

Hva utgjør varsling?

Arbeidsmiljøloven har nå fått en definisjon av varsling i § 2 A – 1 annet ledd. Det heter der:

«Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære

1. a) fare for liv eller helse
2. b) fare for klima eller miljø
3. c) korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
4. d) myndighetsmisbruk
5. e) uforsvarlig arbeidsmiljø
6. f) brudd på personopplysningssikkerheten.»

I forbindelse med at definisjonen ble tatt inn i loven ble det av lovgiver understreket at definisjonen er ment å kodifisere den eksisterende definisjonen og ikke endre denne. Videre er eksemplifiseringen ikke uttømmende.

En viktig begrensning i hva som er varsling følger av tredje ledd. Hvor det kommer frem at:

«Ytring om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling etter kapitlet her, med mindre forholdet omfattes av andre ledd.»

Lovgiver har i forarbeidene gitt en viss veiledning ved å henvise til at dette typisk være forhold som knytter seg til uenigheter om forståelse av arbeidsavtalen, misnøye med lønn, arbeidsoppgaver, personkonflikter osv.

Arbeidsgiver må likevel være varsom med å tolke ytringer som «kun» å gjelde eget arbeidsforhold. Hvis det i henvendelsen også anføres at ledere har brutt med regelverk eller liknende er det en risiko ved å ikke anse henvendelsen som et varsel.

Stegene i en varslingssak

1. Mottak, registrering av varsel

Arbeidsgiver må sikre notoritet rundt mottak av et varsel ved å registrere hvor, når og hvordan varselet er mottatt. Det må avklares om det er et anonymt varsel eller om varsleren er identifisert i henvendelsen som er mottatt. Gjennom rutinene skal det være etablert hvem som skal være ansvarlig for å behandle varselet.

2. Innledende allokering og bekreftelse på mottak

Alt på dette tidlige stadiet bør det avgjøres om varselet skal behandles internt eller om det skal innhentes ekstern bistand.

Arbeidsgiver må i sin saksbehandling huske å ivareta kravet til konfidensialitet i sin saksbehandling. Både den som angir å være varsler og den/de som omtales i det angitt varsel (omvarslet) kan ha et krav på vern etter personvernreglene. Hvis det angitte varselet, inneholder personopplysninger om noen av disse er dette underlagt taushetsplikt og kan ikke deles. I utgangspunktet er det ikke identiteten til varsleren en slik personopplysning som er underlagt vern, slik at navnet kan deles med de som vil ha behov for å vite dette i arbeidsgivers saksbehandling. Men det kan finnes grunnlag for unntak fra dette i den konkrete sak. Uansett har arbeidsgiver en plikt i sin saksbehandling til å kun dele opplysninger om varselet eller innholdet i dette med den er eller de som skal behandle og/eller ellers er involvert i behandlingen av varselet. Det kan også utelukkende deles informasjon så langt dette er strengt nødvendig for behandlingen.

Arbeidsgiver må også sikre habilitet for den som behandler varselet, altså er det i utgangspunktet ikke adgang til å la en som er omvarslet settes til behandlingen av varselet.

Her må også arbeidsgivere kunne gjøre vurderinger av om et varsel er formulert slik at organisasjonen settes helt ut ved at varselet retter seg direkte mot øverste leder/styreleder osv.

I slike situasjoner kan det vurderes om behandlingen skal splittes slik at det raskt kan gjøres en vurdering av om det er sannsynliggjort at øverste leder/styreleder har opptrådt kritikkverdig eller ikke. Dette slik at disse, om det ikke finnes sannsynliggjort, kan administrere den videre behandling.

Om det ikke er et anonymt varsel må varsleren også få en tilbakemelding på at varselet er mottatt og at henvendelsen er tatt til behandling. Alt på dette tidspunkt bør det gis en tilbakemelding om tentativ behandlingstid på varselet.

3. Undersøkelser/saksbehandling – husk kontradiksjon

Arbeidsgiver bør raskt vurdere om det er behov for ytterligere avklaringer fra varsler omkring faktiske forhold i det som er mottatt.

Varsler bør også gis anledning til en samtale med den som behandler varselet. Det bør gis anledning til å stille med tillitsvalgt/rådgiver i en slik samtale og settes opp et skriftlig referat etter møtet.

Anonyme varsler kan skape utordringer ved at det ikke er mulig å identifisere kilden for det som er kommet inn og dermed ikke mulig å ha en dialog for å avklare eventuelle forhold knyttet til innholdet.

Arbeidsgiver plikter likevel å følge opp anonyme varsler. Dette kan skape utfordringer både ved at den/de som står bak varslet ikke blir kjent med at varselet er behandlet eller at de blir gjort kjent med eventuelle konkrete grep arbeidsgiver gjør.

Anonyme varsler stiller også omvarslede i en vanskelig situasjon, disse vil kunne oppleve slike prosesser som veldig vanskelige å forsvare seg mot. Arbeidsgiver har som ellers en plikt til å sikre arbeidsmiljøet for disse i sin saksbehandling.

Arbeidsgiver må i sin saksbehandling sikre kontradiksjon. I dette ligger at også omvarslede på et eller annet tidspunkt i prosessen må gis en mulighet for å kunne uttale seg om de anklager/påstander som er fremmet. Det må gis tilstrekkelig med informasjon om innholdet i varselet og konkretisering av påstander fremmet mot dem til at den/de det gjelder kan forsvare seg mot dette. Også omvarslede bør gis mulighet for å stille med tillitsvalgt/rådgiver og det bør settes opp skriftlig referat fra samtaler.

Det kan også være at andre ansatte identifiseres uten at det konkretiseres et varsel eller påstander om kritikkverdige forhold knyttet til disse. Her må arbeidsgiver vurdere om også disse skal kalles inn til samtaler. På lik måte som for omvarslede må de gis tilstrekkelig informasjon om anført egne forhold eller hva de skal ha observert/opplevet som de eventuelt skal kunne uttale seg om. Også disse bør gis mulighet for å stille med rådgiver/tillitsvalgt og det bør settes opp skriftlig referat.

4. Vurdere sakene, beslutte eventuelle tiltak og konkludere

Etter at faktumavklaring er gjennomført må arbeidsgiver gjøre en vurdering av saken. Det må tas stilling til om det er avdekket kritikkverdige forhold.

Hvis det avdekkes kritikkverdige forhold plikter arbeidsgiver å følge opp disse som del av sitt arbeid for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Om det får konsekvenser for enkeltindivider må arbeidsgiver også vurdere.

Om det ikke avdekkes kritikkverdige forhold må dette også dokumenteres.

Det bør etter endt behandling settes opp et skriv som viser saksbehandlingen, vurderingen som er gjort, eventuelle tiltak som er besluttet og arbeidsgivers konklusjon ved avslutning av saken.

Den som har gitt varsel må gjøres kjent med arbeidsgivers konklusjon. Men har i situasjoner hvor arbeidsgiver vurderer arbeidsrettslige reaksjoner mot enkeltindivider ikke noen særskilt rett til informasjon om innholdet i disse.

Det anbefales at arbeidsgiver, i den grad saken er kjent i virksomheten eller der de forhold som har vært behandlet tilsier dette, også informerer øvrige arbeidstakere om sine konklusjoner.

5. Husk å verne varsler mot gjengjeldelser

Etter å ha gitt et varsel, og etter arbeidsgivers avslutning av saken har varslere krav på vern mot gjengjeldelser, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-4. Som et utgangspunkt vil en «enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at arbeidstaker har varslet», kunne være en gjengjeldelse.

Om arbeidsgiver i sin saksbehandling kommer til at det ikke foreligger et kritikkverdig forhold har arbeidstakeren ikke noe slikt særskilt vern.

Underveis i en slik prosess kan det også avdekkes at den som har varslet selv har opptrådt kritikkverdig og/eller på en slik måte at det er grunnlag for arbeidsrettslige reaksjoner. Heller ikke reaksjoner som følge av slike forhold er underlagt noe vern. Dette fordi arbeidsgivers reaksjon/handling ikke er «en følge av eller reaksjon på» varselet.