Konflikter på arbeidsplassen

Det er en rekke ulike undersøkelser knyttet til konflikter på arbeidsplassen. I Faktabok om arbeidsmiljø og helse utgitt av Statens Arbeidsmiljøinstitutt i 2021; STAMI – Statens arbeidsmiljøinstitutt, står det at 28 prosent av alle ansatte oppgir at de har vært involvert i konflikter. Dette tilsvarer 703 000 ansatte og utgjør en liten økning fra den forrige målingen i 2016.

Som vi har skrevet om i tilknytning til kravet om et forsvarlig arbeidsmiljø og HMS arbeidet, plikter arbeidsgivere å sikre alle sine ansatte et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette gjelder også det psykososiale arbeidsmiljøet, som vil påvirkes negativt av konflikter.

Det helt sentrale utgangspunktet er at konflikter ikke kan ignoreres. I tillegg til at dette ikke løser saken vil det fort være et brudd på plikten til å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

For den som ønsker det finnes det et utall med artikler, kurs og annen teori om hvordan konflikter på arbeidsplassen kan/bør håndteres.

I dette skrivet vil fokuset være på hvordan du som arbeidsgiver skal håndtere konflikter med en praktisk og enkel tilnærming. Det er ikke alltid mulig å løse en konflikt mellom de som er involvert. Men konflikten må behandles, og om nødvendig må arbeidsgiver gjennomføre tiltak for arbeidsmiljøet.

Vi kommer i egne skriv til å komme inn på behandling av varslingssaker og trakasseringssaker.

Unngå hele problemet – arbeid forebyggende

Ved å ha et godt og aktivt arbeid for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for dine ansatte vil du unngå at det oppstår konflikter. Det vises til vårt skriv om kravene til å arbeide for et forsvarlig arbeidsmiljø. Et viktig element i et slikt arbeid er å forebygge/unngå mulige konflikter. Arbeidsgiver kan ofte identifisere mulige konfliktsituasjoner og unngå disse. Er det for eksempel klart hvem som skal være prosjektleder? Vet de ansatte hvor og hvordan de skal ta opp personalforhold? Har ledere med personalansvar fått opplæring i og forståelse for den rollen de innehar? Gjennomføres det medarbeidersamtaler hvor arbeidstakeren får reelle tilbakemeldinger på arbeidsutførelse og funksjon?

Når det oppstår gnisninger/uenigheter, må arbeidsgiver følge opp disse før det eskalerer til konflikt. Ta tak i disse og identifiser de underliggende problemer.

Selv før en slik uenighet eskalerer til en konflikt anbefaler vi at ledere er bevisst punktene nedenfor i sin behandling av situasjonen som oppstår.

Overordnet om tilnærming

Som arbeidsgiver bør du før en konfliktsituasjon oppstår ha en plan for hvordan dette skal håndteres. Denne må så tilpasses den individuelle situasjonen og justeres underveis.

Det finnes mange ulike merkelapper og beskrivelser på prosessen. Vi vil fremheve de følgende sentrale momenter:

• Ha en plan/utarbeid og tilpass en plan til den spesifikke situasjonen.
• Gjør nødvendige avklaringer om faktiske forhold.
• Identifisere og vurdere nødvendige/ønskelige tiltak.
• Iverksette tiltak.
• Evaluere effekten av det gjennomførte og gjøre eventuelle justeringer.

Det er også av stor betydning at du som arbeidsgiver sikrer god notoritet i prosessen. Både for selve planen, vurderinger som gjøres underveis, dialog underveis og til slutt om grunnlaget for tiltak som eventuelt iverksettes.

Planmessig tilnærming

Enten du har en plan som er utarbeidet på forhånd eller må utarbeide en konkret plan når en uenighet eskalerer til en konflikt så er det helt avgjørende at du som arbeidsgiver har en planmessig tilnærming.

Du må ha en klar målsetning for arbeidet som skal gjøres og sette opp nødvendige arbeider som må gjøres for å kunne oppnå målsetningen. Dette siste kan være alt fra hvordan du skal finne ut hvem som er involvert i konflikten og avklare hva konflikten består i, til å avklare hvilke virkemidler/tiltak som kan være aktuelle.

Sett opp milepæler i arbeidet som skal utføres, ved å sette frister for de ulike skrittene i behandlingen sørger du for at det er fremdrift i arbeidet og sikrer med det kravet til en adekvat og forsvarlig behandling i tråd med arbeidsmiljølovens krav.

Avklaringer om faktiske forhold/aktører mv.

Du må avklare hva som er faktum i en oppstått konflikt, utover aktører og hva konflikten består i vil det være lurt å avdekke hva som er utløsende for konflikten.

Arbeidsgiver må tilpasse behandlingen til den kokrete oppståtte konflikten, hvor det tas hensyn til disse forholdene.

Det kan være at arbeidsgiver bør gjennomføre samtaler med ulike aktører. I den forbindelse bør det vurderes, og er ofte lurt å anbefale at arbeidstakere stiller med tillitsvalgte evt. en annen rådgiver i samtaler.

Sørg for notoritet om prosessen, gjerne ved at det settes opp referat fra samtaler. I slike situasjoner bør det presiseres at referater fra samtaler ikke skal være stenografiske, men kort gjengi hovedpunkter. Dermed unngås/reduseres mulige uenigheter og tvister knyttet til hva som har blitt sagt eller ikke sagt i ulike møter.

Identifiser og vurdere tiltak

I plikten til å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø ligger det en aktivitetsplikt på arbeidsgiver. Denne plikten kan arbeidsgiver ikke oppfylle ved passivitet. Med mindre det oppstår en konflikt mellom arbeidstakere, hvor den ene siden enten sitter i oppsigelsestid med meget kort tid igjen eller f.eks. skal slutte av andre grunner innen kort tid. Men selv i slike situasjoner kan det være at arbeidsgiver plikter å reagere på arbeidstakeres opptreden.

Arbeidsgiver må identifisere og bruke tilgjengelige ressurser, det kan være bedriftshelsetjenesten, vernetjenesten eller andre aktuelle ressurser.

I en konfliktsituasjon er det også slik at arbeidsgiver i kraft av styringsretten kan iverksette både midlertidige og varige tiltak/endringer for den enkelte arbeidstaker.

Iverksette tiltak

Arbeidsgiver må iverksette de tiltak som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det kan være grunnlag for og nødvendig med både kollektive og individuelle tiltak. Kollektive tiltak kan for eksempel være arbeidsmiljøundersøkelser, gruppeaktiviteter for å styrke samhold, fellesmøter eller implementering av retningslinjer/instrukser.

Individuelle tiltak kan innebære oppfølging gjennom bedriftshelsetjeneste, samtaler eller arbeidsrettslige reaksjoner mot enkeltindivider.

Slike arbeidsrettslige reaksjoner kan spenne fra det enklere i form av instrukser eller pålegg i arbeidsutførelsen via advarsler til endringer i arbeidsforholdet. I den sistnevnte situasjonen er det slik at arbeidsgiver i kraft av styringsretten kan pålegge en rekke endringer for den enkelte arbeidsgiver både i arbeidsoppgaver og arbeidssted.

Midlertidig må en arbeidsgiver, for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, kunne gjøre relativt inngripende tiltak overfor arbeidstakere. Men om pålegg/endring fra arbeidsgiver går utover styringsrettens rammer må det foreligge saklig grunnlag for oppsigelse og formalreglene for oppsigelse benyttes. Arbeidsgiver kan da f.eks. meddele oppsigelse i en stilling og samtidig tilby arbeidstakeren en ny stilling.

Evaluere og gjøre nødvendige tilpasninger/endringer

Både underveis i prosessen som beskrevet ovenfor og etter at eventuelle tiltak er identifisert og iverksatt må arbeidsgivere evaluere. Det er ikke et krav at arbeidsgiver må løse enhver konflikt, men det må sikres et forsvarlig arbeidsmiljø.

Særlig i saker hvor enten en gruppe eller en enkelt arbeidstaker ikke forholder seg til iverksatte tiltak, eller disse ikke løser konflikten må det vurderes ytterligere tiltak. I ytterste konsekvens kan slike prosesser ende med at arbeidstakere må sies opp.

Arbeidsgivers Handlingsplan

Arbeidsgivere skal sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. I dette ligger en plikt til å håndtere konflikter om slike oppstår.

For at arbeidsgivere skal lykkes i å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, enten ved at konflikter løses eller i ytterste konsekvens ved avslutning av arbeidsforhold, er det avgjørende at arbeidsgiver arbeider planmessig og sikrer god notoritet for prosessen.

• Ha en handlingsplan/mal for behandling av konfliktsaker.
• Sørg for notoritet gjennom hele prosessen
• Lag milepæler/tidsplan for behandlingen
• Følg trinnene som beskrevet ovenfor